Enamus meist on tõdenud, et 24 tundi ööpäevas on vähe ja
nädalas võiks olla ka mõni, soovitatavalt puhkepäev lisaks. Reaalsus on see, et
mõõdetavat aega ööpäevas, nädalas, kuus ja aastas on meil kõigil ühepalju. See,
kui palju aastaid, kuid, nädalaid, päevi, tunde ja minuteid on meile antud, on
individuaalne. Seega tuleks tunda rõõmu
endale elatud ajast.
Ajaplaneerimisest ja sellega seotud efektiivsusest ja
tulemuslikkusest räägitakse erinevatel koolitustel palju ja seda eesmärgiga, et
oleksime tööandjale võimalikult kasulikud. Jah, palgatöötaja kõige suurem
süütunne tekib sellest, et ta ei kasuta tööandja aega piisavalt efektiivselt
või et ta tabatakse ajaraiskamiselt. Igasuguste mõõtmistega jälgitakse protsessidele
kuluvat aega, nagu inimesed oleks robotid. Aga kas see aeg on ka efektiivsuse
kõrval tulemuslik, see jäetakse mõnikord tähelepanu alt välja. Mäletan ühte
töökohta, kus hakati ametnike töötulemusi mõõtma lähtuvalt tähtajaliselt
vastatud kirjade hulgast. Kahtlemata on selline mõõtmine vajalik, kui
probleemiks on pidevalt kasvav tähtajaks vastamata kirjade hulk, kuid kui kõne
alla tuleb kirjade sisuline kvaliteet, siis muutub see mõõdik küsitavaks.
Olen kunagi oma Tartu Ülikoolis kaitstud magistritöös välja
toonud järgmise tabeli, mis käsitleb efektiivsust ja tulemuslikkust.
Kuidas planeerida aega,
et oleksid rahul nii efektiivsuse kui ka tulemuslikkusega?
Kindlasti on oluline, et kõik päeva kavandatud tegevused, nii
tööalased kui ka eraelulised, saaksid kirja ühte kalendrisse. Tänapäeval on
suurepärased võimalused erinevate seadmete kalendreid omavahel sünkroniseerida.
Sageli tehakse viga, et kajastatakse kalendris ainult töökoosolekud ja eraelu kohta kui ka laste tegevuste osas peetakse omakorda eraldi kalendrit kodus külmkapi
peal. Mõned tegemist vajavad asjad või üritused on üldse ainult meie peades.
Nii eksisteerib justkui mitu paralleelmaailma, aga seda, kes selle kõik ellu
peab viima, on vaid üks. Seega on mõistlik koondada kõik märkmed ühte kohta,
nii säilib ülevaade ja kontroll. Tänapäeva elektroonilised kalendrid
võimaldavad kõiki tegevusi eraldi markeerida, seega saab kiire ülevaate
päevaplaanist lihtsalt kiirpilgu peale visates. Mis on selle meetodi SWOT?
Tugevused
·
Kontroll
oma päevaplaani üle.
·
Kõik
sündmused, tööd ja tegevused on ühes kohas.
·
Ei
teki ülekorraldamise ohtu.
Nõrkused
Sõltuvus tehnoloogilistest abivahenditest – kui midagi
internetiühenduse või nutiseadmega juhtub, siis ei ole kuskil varukoopiat.
Ohud
·
Spontaanseteks
tegevusteks kui ka katkestajateks ei pruugi niimoodi aega üldse jätkuda.
·
Ei
kavandata puhveraegu ehk kui mõni kavandatud tegevus võtab rohkem aega, siis
jookseb päev umbe.
·
Tegevustele
planeeritakse liiga palju aega ehk liiga palju jääb nn tühja aega.
Võimalused
·
Leida
aega enesele meelepärasteks tegevusteks.
o
Kindlasti
päeva planeerida ka ajad nn ressursside taastamiseks – trenn, jalutuskäik,
söömine, magamine, puhkus.
o
Nädalas
jätta üks päev planeerimata ehk teha, mida tahad ja seda ilma eelnevalt plaani
tegemata
o
Kindlasti
planeerida päeva vähemalt 30 minutit lugemiseks ja seda mitte ainult
meelelahutuseks, vaid ka kirjandusele, mis toetab su eesmärke.
o
Planeerida
päeva nn üheminuti meditatsioone. Paned telefonis taimeri 1 minuti peale, suled
silmad ja lihtsalt oled kuni kell heliseb. Soovi korral võid pikendada sellist
mitte midagi tegemise aega 5 minutini.
Tulekahjud. Kuidas neid kustutada?
Mis teha siis, kui tunned, et probleeme on palju ja kõik
tuleb lahendada kohe ehk on tavaline tulekahju kustutamise päev. Mina olen kasutanud sellist nippi, et hakkan
elama üks tund korraga. Kõlab veidralt? Esimene vastuväide on, et nii me ju tegelikult
igapäev elame. Aga ei. Mõtle, millele sa praegu lugedes mõtled? Kas sa oled
kohal või käivad vahepeal mõtted selle üle, mida süüa või hoopis mida
järgmisena teha või muretsed sellepärast, et pead homseks esitama tähtajalise
töö vms. Aga see kõik ei toimu ju praegu, vaid hiljem. Mis praegu toimub ja kuidas
seda teha võimalikult hästi, sellele sa tõenäoliselt ei mõelnud.
Kohalolek rahustab. Hakates tegema asju tunni kaupa,
keskendud sellele hetkele ja just sellele tegevusele, mis on oluline. Ehk
tähelepanu koondub ja sa suudad oma ressursse kasutada efektiivselt. Päeva
lõpuks avastad, et oled jõudnud ära teha kõik olulised tegevused.
Isiklik aeg
Enamus inimesi peab end siis väärtuslikuks, kui nad on
piisavalt tublid oma tööd tehes. Isiklikku aega planeeritakse palju vähem.
Kõige hullemal juhul ei planeerita omale piisavalt aega puhkamiseks ja
taastumiseks. Samuti ei võeta omale aega lihtsalt olemiseks. Eestlasele on
omane olla koguaeg töine ja tegus ning moepärast õhatakse lõunamaa puhkuse
järele. Tihti stiilis, et kui kogu lõppematu tööhulk on tehtud, siis puhkan ........
hauas. Arvan, et siis on juba hilja. Lisaks tuletan siinkohal meelde, et
töökaaslased hauale lilli ei too, jah matustele veel tullakse, aga see on
viimane kord kui teid meenutatakse. Pärast
töötavad teised palehigis edasi ja teie töö võtab üle keegi teine ja
efektiivse inimese puhul isegi kaks uut töötajat. Tore on, kui teid mäletavad
teie lähedased, eeldusel, et te pärast tööd ikka koju jõudsite või kui te peale
oma sünnipärase perekonna suutsite endale isikliku perekonna luua. Kurb? Minul
hakkas seda kirjutades küll kurb. Dilbertis oli kunagi koomiks, kus Dilbert
kiitleb töökaaslase ees, et tema kõige parem tööalane projekt on lapsed. Sellel
ajal kui tema tööl oli, kasvasid lapsed suureks ja lahkusid kodunt.
Seega on oluline teadlikult planeerida oma isiklikku aega nii
pere ja sõpradega koosolemiseks, trenni tegemiseks, liikumiseks vabas õhus aga
ka lihtsalt omaette olemiseks. Eestlasel on vaja olla aegajalt üksi ja
vaikuses. Edukad inimesed tänapäeval lubavad endale seda kindlasti. Mitte keegi
ei hoolitse teie eest peale teie enda. Oskus võtta (mitte leida) aega iseendale
on kohustus, mitte võimalus.
Meie, eestlased peame elus püsimiseks nagunii tööd tegema ja
sellest me ei pääse, aga oluline on silmas pidada, et alles jääks ka rõõm
elust. Ka rõõm elust on tulemus.
Mõnusat ajaplaneerimist nii tööks kui lõbuks!
